國(guó)際注冊(cè)內(nèi)部審計(jì)師

    ［摘要］傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是通過(guò)加強(qiáng)人工管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的，無(wú)法有效地控制授權(quán)失誤，確保會(huì)計(jì)信息安全?，F(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)被融入企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，其內(nèi)部結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，克服這些弊端尤其重要。 
　　 
　　本文提出了將“不相容職務(wù)相互分離”、“業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)的協(xié)同化處理”、“授權(quán)批準(zhǔn)的流程控制”、“預(yù)算控制”等內(nèi)部控制方法融入軟件功能的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)系統(tǒng)內(nèi)部控制模式，以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制能力。研制成功的現(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中取得了顯著成效。 
　　 
　?。坳P(guān)鍵詞］會(huì)計(jì)；信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制 
　　 
　　會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，已經(jīng)由核算型向管理型過(guò)渡，由單用戶向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，將其融入基于供應(yīng)鏈思想的企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning簡(jiǎn)稱ERP）系統(tǒng)中，這是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢(shì)。盡管我國(guó)許多商品化會(huì)計(jì)軟件的功能、集成化程度都在不斷提高，但是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件在設(shè)計(jì)思想上依然存在一些根本性的缺陷：仍然將手工會(huì)計(jì)處理方式、方法、流程下的用戶需求作為軟件開發(fā)的依據(jù)；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息只能起到事后記錄、分析，不能進(jìn)行事前控制、事中監(jiān)督；沒(méi)有將手工環(huán)境下成熟的內(nèi)部控制方法、思想融入軟件功能中。這些缺陷嚴(yán)重地阻礙了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件向管理型軟件的發(fā)展。本文研發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將成熟的內(nèi)部控制方法、思想融入到軟件功能中去，克服了當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件只能“核算”無(wú)法滿足管理要求的弊端，提供了強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)管理水平，確保會(huì)計(jì)信息安全的新思路。 
　　 
　　一、現(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu) 
　　 
　　現(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)該具有以下一些特點(diǎn)：（1）應(yīng)該具有會(huì)計(jì)核算功能，會(huì)計(jì)核算是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)；（2）應(yīng)該充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的管理功能，管理的核心是控制和決策，發(fā)揮管理功能也就是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須以控制和決策為核心，做到事前預(yù)測(cè)與決策、事中監(jiān)督和事后分析、考評(píng)；（3）應(yīng)該延伸到企業(yè)的各個(gè)部門的各個(gè)方面，系統(tǒng)的操作者和信息的使用者也由單純的會(huì)計(jì)部門擴(kuò)大到各業(yè)務(wù)部門和職能管理部門，實(shí)現(xiàn)全員參與式的管理。 
　　 
　　整個(gè)系統(tǒng)基于國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)（Internet）、企業(yè)網(wǎng)（Intranet）和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的三層客戶/服務(wù)器（C/S）和測(cè)覽器／WEB服務(wù)器（B／S）的混合結(jié)構(gòu)，基于大型數(shù)據(jù)庫(kù)（如ORACLE、DB2系統(tǒng)）平臺(tái)開發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，在管理思想上采用全面預(yù)算管理的方法。當(dāng)某一業(yè)務(wù)部門或責(zé)任中心發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，首先在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)申請(qǐng)，由“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)向“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)調(diào)用已定義的業(yè)務(wù)處理流程，包括業(yè)務(wù)處理步驟、有權(quán)審批的人員等信息。有權(quán)審批的人員可以批準(zhǔn)該筆業(yè)務(wù)，也可以將申請(qǐng)的業(yè)務(wù)駁回。如果該業(yè)務(wù)屬于預(yù)算控制業(yè)務(wù)，則必須根據(jù)預(yù)算管理子系統(tǒng)給該責(zé)任中心下達(dá)的“預(yù)算數(shù)”申請(qǐng)預(yù)算。預(yù)算申請(qǐng)值經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后將“實(shí)際發(fā)生值”存入預(yù)算管理子系統(tǒng)。業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)完成后，產(chǎn)生的“業(yè)務(wù)信息”流入各專項(xiàng)管理子系統(tǒng)（如供銷子系統(tǒng)、制造子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)等）中。有些業(yè)務(wù)，如報(bào)銷差旅費(fèi)業(yè)務(wù)，可能在通過(guò)“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)后就產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證，此時(shí)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證直接流入“帳務(wù)管理子系統(tǒng)”，以更新帳務(wù)數(shù)據(jù)。各專項(xiàng)管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)一部分提交“數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器”向數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，另一部分需要會(huì)計(jì)處理的“業(yè)務(wù)信息”流入帳務(wù)管理子系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。帳務(wù)管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的帳務(wù)數(shù)據(jù)，更新數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄。財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng)所需的財(cái)務(wù)信息可以從帳務(wù)、預(yù)算管理子系統(tǒng)中取得。本系統(tǒng)采用了全面預(yù)算管理的思想，在每個(gè)預(yù)算期間，各業(yè)務(wù)部門或責(zé)任中心都要向預(yù)算管理子系統(tǒng)提交“預(yù)算草案”，預(yù)算管理子系統(tǒng)匯總“預(yù)算草案”向企業(yè)最高管理當(dāng)局提交。經(jīng)批準(zhǔn)的“預(yù)算目標(biāo)值”通過(guò)預(yù)算管理子系統(tǒng)向各部門或責(zé)任中心下發(fā)。企業(yè)內(nèi)部各部門或責(zé)任中心可以通過(guò)查詢系統(tǒng)由WEB服務(wù)器向數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索信息。 
　　 
　　二、內(nèi)部控制方法與會(huì)計(jì)軟件的集成 
　　 
　　已頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范》第四章明確指出：“內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法主要包括：不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制……”。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)忽視了將這些有效的內(nèi)部控制方法、思想集成在軟件功能中，單純地依靠企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度來(lái)加以內(nèi)部控制。當(dāng)內(nèi)部人員協(xié)同舞弊時(shí)，會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的失效。將內(nèi)部控制集成在會(huì)計(jì)軟件中可以確保會(huì)計(jì)信息正確、安全。 
　　 
　　 1.“不相容職務(wù)相互分離”控制方法與軟件的集成。在“系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)”子系統(tǒng)中設(shè)系統(tǒng)管理員、普通用戶、來(lái)賓三種不同身份使用系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員可以維護(hù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置（如組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位和員工管理）。系統(tǒng)管理員不能進(jìn)行業(yè)務(wù)處理；普通用戶通過(guò)系統(tǒng)用戶列表管理，使該員工能進(jìn)入系統(tǒng)后進(jìn)行有限操作；來(lái)賓是處于一些特殊的目的用戶，只能查詢有限的資源。只有系統(tǒng)管理員有權(quán)使用“系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)”子系統(tǒng)下的“用戶管理”功能。為了防止一個(gè)系統(tǒng)管理員利用特權(quán)添加用戶并以用戶身份進(jìn)行業(yè)務(wù)處理達(dá)到舞弊的目的，系統(tǒng)設(shè)了兩個(gè)系統(tǒng)管理員雙工操作，分別為SYSTEMI和SYSTEM2，以達(dá)到內(nèi)部牽制的目的。 
　　 
　　系統(tǒng)的權(quán)限分為功能權(quán)限和對(duì)象極限。功能權(quán)限是指用戶進(jìn)入系統(tǒng)功能后，用戶所在的崗位只能使用系統(tǒng)主菜單中限定的功能（如出納人員在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，將不能使用系統(tǒng)的審核、收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記）。對(duì)象權(quán)限是指用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，用戶所在的崗位只能處理系統(tǒng)中與其崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)類型（如人力資源部門一般不負(fù)責(zé)材料采購(gòu)業(yè)務(wù)，那么該部門的員工就不能申請(qǐng)業(yè)務(wù)采購(gòu)而只能由用料部門或生產(chǎn)控制部門或倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行申請(qǐng)）。這樣就以強(qiáng)制的方式使得不相容職務(wù)相互分離，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制。  
　　 
　　 2.“業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)的協(xié)同化處理”控制方法與軟件的集成。這種集成方法體現(xiàn)在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)中。各業(yè)務(wù)部門或責(zé)任中心在發(fā)生業(yè)務(wù)的同時(shí)需要在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)申請(qǐng)，業(yè)務(wù)申請(qǐng)經(jīng)過(guò)審批最終轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)人員處進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。會(huì)計(jì)處理可以在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)中進(jìn)行，并不一定要在“帳務(wù)管理”子系統(tǒng)中完成。這樣，在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)會(huì)計(jì)處理也就完成了。這就解決了會(huì)計(jì)信息的滯后性和會(huì)計(jì)處理不準(zhǔn)確的問(wèn)題。 
　　 
　　業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)的協(xié)同化處理大大削弱了財(cái)務(wù)人員會(huì)計(jì)核算的工作量和通過(guò)隨意進(jìn)行帳務(wù)處理扭曲會(huì)計(jì)信息的可能性。例如，業(yè)務(wù)在申請(qǐng)時(shí)如需要使用現(xiàn)金，當(dāng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)人員處填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)，制單人員只能選擇是收款憑證還是付款憑證，應(yīng)填列的金額由批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)金額決定，不可以進(jìn)行修改。這樣，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)相互牽制，大大減少了財(cái)務(wù)人員錯(cuò)誤與舞弊的機(jī)會(huì)，也減少了財(cái)務(wù)人員核算的工作量。 
　　 
　　 3.“授權(quán)批準(zhǔn)”控制方法以流程控制的形式與軟件集成。通過(guò)“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)和“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“授權(quán)批準(zhǔn)”控制方法以流程控制的形式與軟件集成。系統(tǒng)在初始化的時(shí)候針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)將企業(yè)的業(yè)務(wù)分為各種類型（如產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)、成本費(fèi)用業(yè)務(wù)、在建工程業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)）并且在“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)中設(shè)置這些業(yè)務(wù)類型。針對(duì)具體的業(yè)務(wù)類型，在系統(tǒng)中為其定義業(yè)務(wù)處理的流程。流程設(shè)置分為兩個(gè)步驟，首先為業(yè)務(wù)類型設(shè)定流轉(zhuǎn)步驟，然后為每一步驟設(shè)定該步驟業(yè)務(wù)處理的崗位、員工。對(duì)每步處理的崗位需要設(shè)置金額權(quán)限。 
　　 
　　業(yè)務(wù)申請(qǐng)是流程的第一步，是流程控制的重點(diǎn)。當(dāng)業(yè)務(wù)人員在申請(qǐng)業(yè)務(wù)時(shí)如果他申請(qǐng)的業(yè)務(wù)類型存在預(yù)算控制標(biāo)記，該筆業(yè)務(wù)就必須向“預(yù)算管理”子系統(tǒng)申請(qǐng)預(yù)算值。這樣就保證了預(yù)算控制的準(zhǔn)確性，全面性。對(duì)于非預(yù)算控制業(yè)務(wù)類型不需要向“預(yù)算管理”子系統(tǒng)申請(qǐng)預(yù)算值，可以直接流轉(zhuǎn)到下一步。 
　　 
　　業(yè)務(wù)處理是流程的第二步。申請(qǐng)業(yè)務(wù)審批通過(guò)并提交后，流轉(zhuǎn)到有權(quán)處理的相關(guān)人員處。如該筆業(yè)務(wù)需要部門經(jīng)理審批，在部門經(jīng)理的任務(wù)列表中，就會(huì)出現(xiàn)這筆業(yè)務(wù)。如果該筆業(yè)務(wù)數(shù)額巨大，部門經(jīng)理無(wú)權(quán)單獨(dú)審批需要向總經(jīng)理報(bào)批，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的流程將業(yè)務(wù)提交給總經(jīng)理審批。 
　　 
　　會(huì)計(jì)處理是流程的第三步，當(dāng)業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、審批后，同時(shí)流向財(cái)務(wù)人員處進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。 
　　 
　　業(yè)務(wù)按照流程設(shè)置流轉(zhuǎn)步驟，強(qiáng)化了企業(yè)的內(nèi)部控制。 
　　 
　　 4.“預(yù)算控制”與軟件的集成。由“預(yù)算管理”子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“預(yù)算控制”與軟件的集成。“預(yù)算管理”子系統(tǒng)采用全面預(yù)算管理思想，管理企業(yè)預(yù)算的編制、審批、下達(dá)、調(diào)整和清算。系統(tǒng)注重了預(yù)算管理與業(yè)務(wù)處理的緊密結(jié)合，在業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、處理的全過(guò)程中充分體現(xiàn)了預(yù)算的控制思想，而不只是單純的實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)功能。 
　　 
　　首先，企業(yè)各部門、責(zé)任中心根據(jù)以往的情況及當(dāng)期的形勢(shì)編制預(yù)算草案并向上級(jí)提交。企業(yè)的預(yù)算辦公室匯總部門預(yù)算草案提交預(yù)算管理委員會(huì)批準(zhǔn)。預(yù)算管理委員會(huì)最終決定當(dāng)期的預(yù)算執(zhí)行值，并通過(guò)預(yù)算辦公室向企業(yè)各部門、責(zé)任中心下發(fā)，這些步驟在“預(yù)算管理”子系統(tǒng)中是通過(guò)定義的流程來(lái)進(jìn)行的。其次，各部門在實(shí)際發(fā)生預(yù)算控制業(yè)務(wù)時(shí)要進(jìn)行預(yù)算申請(qǐng)。如果實(shí)際發(fā)生的金額大于上級(jí)給本級(jí)下達(dá)的預(yù)算金額，就必須申請(qǐng)調(diào)整預(yù)算下達(dá)值，申請(qǐng)調(diào)整經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后，才能根據(jù)新的預(yù)算下達(dá)值處理業(yè)務(wù)。這樣體現(xiàn)了預(yù)算的事中控制思想。最后，期末時(shí)，預(yù)算管理委員會(huì)根據(jù)預(yù)算下達(dá)值以及預(yù)算項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生值對(duì)各部門、責(zé)任中心進(jìn)行考評(píng)。 
　　 
　　三、現(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施中的內(nèi)部控制制度化 
　　 
　　本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想是以控制與決策為核心的，在軟件的功能上建立和強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制，體現(xiàn)了內(nèi)部控制的程序化思想。但是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是人與機(jī)器、軟件的結(jié)合，要達(dá)到良好的控制效果，就必須建立與軟件的程序控制相配套的制度控制。我們?cè)诮K諫壁電廠、鎮(zhèn)江供電公司、華東望亭電廠等電力企業(yè)實(shí)施了這套系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)的要求建立和健全內(nèi)部控制制度對(duì)于系統(tǒng)實(shí)施的成功是非常重要的。 
　　 
　　 1.企業(yè)在軟件實(shí)施之前應(yīng)詳細(xì)分析員工崗位的工作性質(zhì)，為不同的崗位分配不同的權(quán)限，對(duì)于不相容的崗位指派不同的員工，并以財(cái)務(wù)手冊(cè)的形式規(guī)定各崗位使用系統(tǒng)的功能，以及有權(quán)處理的業(yè)務(wù)類型。 
　　 
　　 2.明確劃分企業(yè)的業(yè)務(wù)類型體系、預(yù)算項(xiàng)目體系、會(huì)計(jì)科目體系，并以制度的形式寫入財(cái)務(wù)手冊(cè)。在業(yè)務(wù)類型、預(yù)算項(xiàng)目、會(huì)計(jì)科目三者之間，預(yù)算項(xiàng)目起到了橋梁作用，系統(tǒng)中每一項(xiàng)業(yè)務(wù)類型對(duì)應(yīng)著每一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目，而每一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目又對(duì)應(yīng)著每一個(gè)會(huì)計(jì)科目，這樣三個(gè)子系統(tǒng)之間形成了緊密的聯(lián)系。因而預(yù)算項(xiàng)目體系的建立需要充分考慮到與業(yè)務(wù)類型和會(huì)計(jì)科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，預(yù)算項(xiàng)目可以設(shè)得比較細(xì)，有利于加強(qiáng)預(yù)算的預(yù)測(cè)、控制、考核效果。而會(huì)計(jì)核算更多地用來(lái)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，所以會(huì)計(jì)科目體系可以設(shè)得粗一些。業(yè)務(wù)類型、預(yù)算項(xiàng)目、會(huì)計(jì)科目三大體系設(shè)置直接關(guān)系到系統(tǒng)實(shí)施的成敗，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行細(xì)致的分析。 
　　 
　　 3.合理制定企業(yè)各種業(yè)務(wù)類型的處理流程，形成流程管理手冊(cè)。企業(yè)在系統(tǒng)實(shí)施前必須做好業(yè)務(wù)流程的定義工作，包括業(yè)務(wù)處理的步驟、每一步驟有權(quán)處理的崗位、員工，該崗位有權(quán)處理的金額等等。為了規(guī)范流程的定義，應(yīng)形成相應(yīng)的制度和流程管理手冊(cè)。 
　　 
　　 4.企業(yè)要建立全面預(yù)算管理體系、制度。在內(nèi)容上，企業(yè)可以將財(cái)務(wù)預(yù)算分為利潤(rùn)預(yù)算、資本支出預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算、資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算。在組織上，企業(yè)應(yīng)建立“金字塔”型的預(yù)算管理體系。總公司成立預(yù)算管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)預(yù)算方案，協(xié)調(diào)預(yù)算的執(zhí)行、調(diào)整、檢查、考核工作?？偣尽S（分公司）、車間、班組層層分解、層層落實(shí)、層層考核，確保預(yù)算的編制和執(zhí)行。預(yù)算草案編制、預(yù)算執(zhí)行值下達(dá)、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核評(píng)價(jià)也應(yīng)該制定相應(yīng)的流程，形成制度。 

（責(zé)任編輯：中大編輯）