國際注冊內(nèi)部審計師

    ［摘要］傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是通過加強人工管理來實現(xiàn)的，無法有效地控制授權(quán)失誤，確保會計信息安全?，F(xiàn)代管理型會計信息系統(tǒng)已經(jīng)被融入企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，其內(nèi)部結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，克服這些弊端尤其重要。 
　　 
　　本文提出了將“不相容職務(wù)相互分離”、“業(yè)務(wù)與會計的協(xié)同化處理”、“授權(quán)批準的流程控制”、“預(yù)算控制”等內(nèi)部控制方法融入軟件功能的會計信息系統(tǒng)系統(tǒng)內(nèi)部控制模式，以加強企業(yè)的內(nèi)部控制能力。研制成功的現(xiàn)代管理型會計信息系統(tǒng)在實際應(yīng)用中取得了顯著成效。 
　　 
　　［關(guān)鍵詞］會計；信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制 
　　 
　　會計信息系統(tǒng)經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)由核算型向管理型過渡，由單用戶向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，將其融入基于供應(yīng)鏈思想的企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning簡稱ERP）系統(tǒng)中，這是會計信息系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢。盡管我國許多商品化會計軟件的功能、集成化程度都在不斷提高，但是會計信息系統(tǒng)軟件在設(shè)計思想上依然存在一些根本性的缺陷：仍然將手工會計處理方式、方法、流程下的用戶需求作為軟件開發(fā)的依據(jù)；會計信息系統(tǒng)產(chǎn)生的會計信息只能起到事后記錄、分析，不能進行事前控制、事中監(jiān)督；沒有將手工環(huán)境下成熟的內(nèi)部控制方法、思想融入軟件功能中。這些缺陷嚴重地阻礙了會計信息系統(tǒng)軟件向管理型軟件的發(fā)展。本文研發(fā)的會計信息系統(tǒng)將成熟的內(nèi)部控制方法、思想融入到軟件功能中去，克服了當(dāng)前會計軟件只能“核算”無法滿足管理要求的弊端，提供了強化企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)管理水平，確保會計信息安全的新思路。 
　　 
　　一、現(xiàn)代管理型會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu) 
　　 
　　現(xiàn)代管理型會計信息系統(tǒng)應(yīng)該具有以下一些特點：（1）應(yīng)該具有會計核算功能，會計核算是會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)；（2）應(yīng)該充分發(fā)揮會計的管理功能，管理的核心是控制和決策，發(fā)揮管理功能也就是會計信息系統(tǒng)必須以控制和決策為核心，做到事前預(yù)測與決策、事中監(jiān)督和事后分析、考評；（3）應(yīng)該延伸到企業(yè)的各個部門的各個方面，系統(tǒng)的操作者和信息的使用者也由單純的會計部門擴大到各業(yè)務(wù)部門和職能管理部門，實現(xiàn)全員參與式的管理。 
　　 
　　整個系統(tǒng)基于國際互聯(lián)網(wǎng)（Internet）、企業(yè)網(wǎng)（Intranet）和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的三層客戶/服務(wù)器（C/S）和測覽器／WEB服務(wù)器（B／S）的混合結(jié)構(gòu)，基于大型數(shù)據(jù)庫（如ORACLE、DB2系統(tǒng)）平臺開發(fā)會計信息系統(tǒng)，在管理思想上采用全面預(yù)算管理的方法。當(dāng)某一業(yè)務(wù)部門或責(zé)任中心發(fā)生業(yè)務(wù)時，首先在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)上進行業(yè)務(wù)申請，由“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)向“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)調(diào)用已定義的業(yè)務(wù)處理流程，包括業(yè)務(wù)處理步驟、有權(quán)審批的人員等信息。有權(quán)審批的人員可以批準該筆業(yè)務(wù)，也可以將申請的業(yè)務(wù)駁回。如果該業(yè)務(wù)屬于預(yù)算控制業(yè)務(wù)，則必須根據(jù)預(yù)算管理子系統(tǒng)給該責(zé)任中心下達的“預(yù)算數(shù)”申請預(yù)算。預(yù)算申請值經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后將“實際發(fā)生值”存入預(yù)算管理子系統(tǒng)。業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)完成后，產(chǎn)生的“業(yè)務(wù)信息”流入各專項管理子系統(tǒng)（如供銷子系統(tǒng)、制造子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)等）中。有些業(yè)務(wù)，如報銷差旅費業(yè)務(wù)，可能在通過“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)后就產(chǎn)生會計憑證，此時產(chǎn)生的會計憑證直接流入“帳務(wù)管理子系統(tǒng)”，以更新帳務(wù)數(shù)據(jù)。各專項管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)一部分提交“數(shù)據(jù)庫服務(wù)器”向數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)，另一部分需要會計處理的“業(yè)務(wù)信息”流入帳務(wù)管理子系統(tǒng)進行會計處理。帳務(wù)管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的帳務(wù)數(shù)據(jù)，更新數(shù)據(jù)庫中的記錄。財務(wù)分析子系統(tǒng)所需的財務(wù)信息可以從帳務(wù)、預(yù)算管理子系統(tǒng)中取得。本系統(tǒng)采用了全面預(yù)算管理的思想，在每個預(yù)算期間，各業(yè)務(wù)部門或責(zé)任中心都要向預(yù)算管理子系統(tǒng)提交“預(yù)算草案”，預(yù)算管理子系統(tǒng)匯總“預(yù)算草案”向企業(yè)最高管理當(dāng)局提交。經(jīng)批準的“預(yù)算目標(biāo)值”通過預(yù)算管理子系統(tǒng)向各部門或責(zé)任中心下發(fā)。企業(yè)內(nèi)部各部門或責(zé)任中心可以通過查詢系統(tǒng)由WEB服務(wù)器向數(shù)據(jù)庫中檢索信息。 
　　 
　　二、內(nèi)部控制方法與會計軟件的集成 
　　 
　　已頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范》第四章明確指出：“內(nèi)部會計控制的方法主要包括：不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準控制、會計系統(tǒng)控制、預(yù)算控制……”。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)忽視了將這些有效的內(nèi)部控制方法、思想集成在軟件功能中，單純地依靠企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度來加以內(nèi)部控制。當(dāng)內(nèi)部人員協(xié)同舞弊時，會導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的失效。將內(nèi)部控制集成在會計軟件中可以確保會計信息正確、安全。 
　　 
　　 1.“不相容職務(wù)相互分離”控制方法與軟件的集成。在“系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護”子系統(tǒng)中設(shè)系統(tǒng)管理員、普通用戶、來賓三種不同身份使用系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員可以維護系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置（如組織機構(gòu)設(shè)置、崗位和員工管理）。系統(tǒng)管理員不能進行業(yè)務(wù)處理；普通用戶通過系統(tǒng)用戶列表管理，使該員工能進入系統(tǒng)后進行有限操作；來賓是處于一些特殊的目的用戶，只能查詢有限的資源。只有系統(tǒng)管理員有權(quán)使用“系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護”子系統(tǒng)下的“用戶管理”功能。為了防止一個系統(tǒng)管理員利用特權(quán)添加用戶并以用戶身份進行業(yè)務(wù)處理達到舞弊的目的，系統(tǒng)設(shè)了兩個系統(tǒng)管理員雙工操作，分別為SYSTEMI和SYSTEM2，以達到內(nèi)部牽制的目的。 
　　 
　　系統(tǒng)的權(quán)限分為功能權(quán)限和對象極限。功能權(quán)限是指用戶進入系統(tǒng)功能后，用戶所在的崗位只能使用系統(tǒng)主菜單中限定的功能（如出納人員在進入系統(tǒng)時，將不能使用系統(tǒng)的審核、收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記）。對象權(quán)限是指用戶進入系統(tǒng)后，用戶所在的崗位只能處理系統(tǒng)中與其崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)類型（如人力資源部門一般不負責(zé)材料采購業(yè)務(wù)，那么該部門的員工就不能申請業(yè)務(wù)采購而只能由用料部門或生產(chǎn)控制部門或倉儲部門進行申請）。這樣就以強制的方式使得不相容職務(wù)相互分離，強化企業(yè)內(nèi)部控制。  
　　 
　　 2.“業(yè)務(wù)與會計的協(xié)同化處理”控制方法與軟件的集成。這種集成方法體現(xiàn)在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)中。各業(yè)務(wù)部門或責(zé)任中心在發(fā)生業(yè)務(wù)的同時需要在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)上進行業(yè)務(wù)申請，業(yè)務(wù)申請經(jīng)過審批最終轉(zhuǎn)入財務(wù)人員處進行會計處理。會計處理可以在“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)中進行，并不一定要在“帳務(wù)管理”子系統(tǒng)中完成。這樣，在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時會計處理也就完成了。這就解決了會計信息的滯后性和會計處理不準確的問題。 
　　 
　　業(yè)務(wù)與會計的協(xié)同化處理大大削弱了財務(wù)人員會計核算的工作量和通過隨意進行帳務(wù)處理扭曲會計信息的可能性。例如，業(yè)務(wù)在申請時如需要使用現(xiàn)金，當(dāng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)到財務(wù)人員處填制會計憑證時，制單人員只能選擇是收款憑證還是付款憑證，應(yīng)填列的金額由批準的業(yè)務(wù)金額決定，不可以進行修改。這樣，財務(wù)和業(yè)務(wù)相互牽制，大大減少了財務(wù)人員錯誤與舞弊的機會，也減少了財務(wù)人員核算的工作量。 
　　 
　　 3.“授權(quán)批準”控制方法以流程控制的形式與軟件集成。通過“業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)”子系統(tǒng)和“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)實現(xiàn)“授權(quán)批準”控制方法以流程控制的形式與軟件集成。系統(tǒng)在初始化的時候針對企業(yè)業(yè)務(wù)特點將企業(yè)的業(yè)務(wù)分為各種類型（如產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)、成本費用業(yè)務(wù)、在建工程業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)）并且在“業(yè)務(wù)設(shè)置”子系統(tǒng)中設(shè)置這些業(yè)務(wù)類型。針對具體的業(yè)務(wù)類型，在系統(tǒng)中為其定義業(yè)務(wù)處理的流程。流程設(shè)置分為兩個步驟，首先為業(yè)務(wù)類型設(shè)定流轉(zhuǎn)步驟，然后為每一步驟設(shè)定該步驟業(yè)務(wù)處理的崗位、員工。對每步處理的崗位需要設(shè)置金額權(quán)限。 
　　 
　　業(yè)務(wù)申請是流程的第一步，是流程控制的重點。當(dāng)業(yè)務(wù)人員在申請業(yè)務(wù)時如果他申請的業(yè)務(wù)類型存在預(yù)算控制標(biāo)記，該筆業(yè)務(wù)就必須向“預(yù)算管理”子系統(tǒng)申請預(yù)算值。這樣就保證了預(yù)算控制的準確性，全面性。對于非預(yù)算控制業(yè)務(wù)類型不需要向“預(yù)算管理”子系統(tǒng)申請預(yù)算值，可以直接流轉(zhuǎn)到下一步。 
　　 
　　業(yè)務(wù)處理是流程的第二步。申請業(yè)務(wù)審批通過并提交后，流轉(zhuǎn)到有權(quán)處理的相關(guān)人員處。如該筆業(yè)務(wù)需要部門經(jīng)理審批，在部門經(jīng)理的任務(wù)列表中，就會出現(xiàn)這筆業(yè)務(wù)。如果該筆業(yè)務(wù)數(shù)額巨大，部門經(jīng)理無權(quán)單獨審批需要向總經(jīng)理報批，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的流程將業(yè)務(wù)提交給總經(jīng)理審批。 
　　 
　　會計處理是流程的第三步，當(dāng)業(yè)務(wù)經(jīng)過申請、審批后，同時流向財務(wù)人員處進行會計核算。 
　　 
　　業(yè)務(wù)按照流程設(shè)置流轉(zhuǎn)步驟，強化了企業(yè)的內(nèi)部控制。 
　　 
　　 4.“預(yù)算控制”與軟件的集成。由“預(yù)算管理”子系統(tǒng)實現(xiàn)“預(yù)算控制”與軟件的集成?！邦A(yù)算管理”子系統(tǒng)采用全面預(yù)算管理思想，管理企業(yè)預(yù)算的編制、審批、下達、調(diào)整和清算。系統(tǒng)注重了預(yù)算管理與業(yè)務(wù)處理的緊密結(jié)合，在業(yè)務(wù)的申請、處理的全過程中充分體現(xiàn)了預(yù)算的控制思想，而不只是單純的實現(xiàn)統(tǒng)計功能。 
　　 
　　首先，企業(yè)各部門、責(zé)任中心根據(jù)以往的情況及當(dāng)期的形勢編制預(yù)算草案并向上級提交。企業(yè)的預(yù)算辦公室匯總部門預(yù)算草案提交預(yù)算管理委員會批準。預(yù)算管理委員會最終決定當(dāng)期的預(yù)算執(zhí)行值，并通過預(yù)算辦公室向企業(yè)各部門、責(zé)任中心下發(fā)，這些步驟在“預(yù)算管理”子系統(tǒng)中是通過定義的流程來進行的。其次，各部門在實際發(fā)生預(yù)算控制業(yè)務(wù)時要進行預(yù)算申請。如果實際發(fā)生的金額大于上級給本級下達的預(yù)算金額，就必須申請調(diào)整預(yù)算下達值，申請調(diào)整經(jīng)過批準后，才能根據(jù)新的預(yù)算下達值處理業(yè)務(wù)。這樣體現(xiàn)了預(yù)算的事中控制思想。最后，期末時，預(yù)算管理委員會根據(jù)預(yù)算下達值以及預(yù)算項目實際發(fā)生值對各部門、責(zé)任中心進行考評。 
　　 
　　三、現(xiàn)代管理型會計信息系統(tǒng)在企業(yè)實施中的內(nèi)部控制制度化 
　　 
　　本系統(tǒng)的設(shè)計思想是以控制與決策為核心的，在軟件的功能上建立和強化企業(yè)內(nèi)部控制，體現(xiàn)了內(nèi)部控制的程序化思想。但是會計信息系統(tǒng)是人與機器、軟件的結(jié)合，要達到良好的控制效果，就必須建立與軟件的程序控制相配套的制度控制。我們在江蘇諫壁電廠、鎮(zhèn)江供電公司、華東望亭電廠等電力企業(yè)實施了這套系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)的要求建立和健全內(nèi)部控制制度對于系統(tǒng)實施的成功是非常重要的。 
　　 
　　 1.企業(yè)在軟件實施之前應(yīng)詳細分析員工崗位的工作性質(zhì)，為不同的崗位分配不同的權(quán)限，對于不相容的崗位指派不同的員工，并以財務(wù)手冊的形式規(guī)定各崗位使用系統(tǒng)的功能，以及有權(quán)處理的業(yè)務(wù)類型。 
　　 
　　 2.明確劃分企業(yè)的業(yè)務(wù)類型體系、預(yù)算項目體系、會計科目體系，并以制度的形式寫入財務(wù)手冊。在業(yè)務(wù)類型、預(yù)算項目、會計科目三者之間，預(yù)算項目起到了橋梁作用，系統(tǒng)中每一項業(yè)務(wù)類型對應(yīng)著每一個預(yù)算項目，而每一個預(yù)算項目又對應(yīng)著每一個會計科目，這樣三個子系統(tǒng)之間形成了緊密的聯(lián)系。因而預(yù)算項目體系的建立需要充分考慮到與業(yè)務(wù)類型和會計科目之間的對應(yīng)關(guān)系。一般來說，預(yù)算項目可以設(shè)得比較細，有利于加強預(yù)算的預(yù)測、控制、考核效果。而會計核算更多地用來反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)，所以會計科目體系可以設(shè)得粗一些。業(yè)務(wù)類型、預(yù)算項目、會計科目三大體系設(shè)置直接關(guān)系到系統(tǒng)實施的成敗，企業(yè)應(yīng)進行細致的分析。 
　　 
　　 3.合理制定企業(yè)各種業(yè)務(wù)類型的處理流程，形成流程管理手冊。企業(yè)在系統(tǒng)實施前必須做好業(yè)務(wù)流程的定義工作，包括業(yè)務(wù)處理的步驟、每一步驟有權(quán)處理的崗位、員工，該崗位有權(quán)處理的金額等等。為了規(guī)范流程的定義，應(yīng)形成相應(yīng)的制度和流程管理手冊。 
　　 
　　 4.企業(yè)要建立全面預(yù)算管理體系、制度。在內(nèi)容上，企業(yè)可以將財務(wù)預(yù)算分為利潤預(yù)算、資本支出預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算、資產(chǎn)負債預(yù)算。在組織上，企業(yè)應(yīng)建立“金字塔”型的預(yù)算管理體系?？偣境闪㈩A(yù)算管理委員會，負責(zé)審查批準預(yù)算方案，協(xié)調(diào)預(yù)算的執(zhí)行、調(diào)整、檢查、考核工作。總公司、廠（分公司）、車間、班組層層分解、層層落實、層層考核，確保預(yù)算的編制和執(zhí)行。預(yù)算草案編制、預(yù)算執(zhí)行值下達、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核評價也應(yīng)該制定相應(yīng)的流程，形成制度。 

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